La GED a longtemps été associée à la seule numérisation des documents. Cette vision réductrice de la GED a désormais disparue. Les PME ont peu à peu compris que ce système était un fabuleux moyen d’améliorer leur rendement de travail, de faire des économies, et donc d’améliorer leur compétitivité.
La GED possède trois fonctions : gestion, circulation et archivage des documents informatiques. Ces fonctionnalités améliorent la productivité, facilitent la transmission de l'information, et participent à la réduction de l'empreinte environnementale des entreprises.
Qu’est-ce que la GED ? Quels sont les avantages de la gestion dématérialisée des documents ?
L’acronyme GED signifie «Gestion Electronique de Document ». Ce terme n’est pas nouveau puisqu’il est apparu au milieu des années 80, pour se substituer à celui d’ « archivage électronique ». Avec l’évolution des process en entreprise, ainsi que la recherche constante d’une plus grande compétitivité, la GED a acquis un grand nombre de fonctionnalités au sein de l’univers professionnel.
L'intérêt principal de la gestion électronique documentaire réside dans la possibilité de classer et de retrouver facilement ses archives. Avantage non négligeable, car la perte de temps occasionnée par un archivage non numérique est considérable: les papiers sont souvent mal classés, des informations obsolètes sont conservées inutilement... Pour toutes ces raisons, l’intérêt de la GED parait être une évidence. Le système apporte une plus grande efficacité dans la gestion des documents internes.
Le second avantage de la GED réside dans la fiabilité du stockage des documents. On veut trop souvent l'ignorer, mais le risque de perte ou de disparition est plus élevé avec un document papier qu’avec un document numérisé !
Gain de temps, d'espace... et d'argent !
La GED permet de réaliser d'importantes économies: plus besoin d’espaces de stockage physique pour les documents papiers. Pour les grandes entreprises, les coûts engendrés par la destruction des papiers sont également réduits à néant.
Du côté des employés, la numérisation des documents représente un gain de temps certain: la recherche documentaire est facilitée. La GED permet la création d’une base de données dans laquelle se trouve tous les documents de l'entreprise. Celle-ci peut être consultée par plusieurs personnes et ce de façon simultanée. C’est aussi l’assurance pour tous les salariés d'avoir accès au même document mis à jour et ne contenant aucune erreur.
Les principaux avantages de l'archivage électronique
- Maîtriser les informations qui circulent au sein de l’entreprise.
- Accroître la productivité, grâce au temps gagné lors de la phase de recherche documentaire
- Simplifier le classement et l'archivage des documents
- Réduire les risques de pertes de documents
- Mettre ne place une dynamique d'échange et de partage des connaissances au sein de l'entreprise.
Combien coûte l’installation d’une GED ?
Selon la taille, le nombre d’utilisateurs ainsi que la nature de la PME, le prix de l’installation d’un logiciel GED varie. Pour une grande entreprise, il s'agit d'un investissement conséquent. Bien que le prix puisse dissuader au premier abord, il ne faut pas sous-estimer les gains économisés par ce procédé. N'oublions pas que l'achat d’espace ou de matériel de stockage est éliminé. De plus, c'est l'ensemble des process de l'entreprise qui se trouvent améliorés: cela se traduit par un retour sur investissement relativement rapide.
Qui sont les acteurs de la GED ?
Les PME et les grandes entreprise ayant des besoins différents, les éditeurs de GED ont été amenés à se spécialiser. Certains éditeurs développent des logiciels de GED parfaitement adaptés aux PME, tant en termes de coût que d'architecture. Si vous recherchez une solution de GED pour votre entreprise, vous pourrez vous adresser à des éditeurs spécialisés dans la GED, tels que Ever Team, IRIS, Digitech, Itesoft, ou Cotranet.
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