Les solutions de dématérialisation ont du mal à conquérir pleinement les entreprises. Des études récentes révèlent que nombreuses sont les entreprises toujours réticentes à l’idée d’installer une solution de dématérialisation des factures. Jugées trop coûteuses et trop longue à installer, ces dernières représentent pourtant de nombreux avantages pour les entreprises.
La dématérialisation des factures des avantages à tous les niveaux
Les études se succèdent et se ressemblent. Toutes plébiscitent l’utilisation de solutions de dématérialisation des factures. L’abandon du papier au profit de la GED représente de très nombreux avantages que ce soit d'un point de vue économique, mais aussi en termes de gain de temps et de fiabilité. La dernière étude à s’être penchée sur le sujet provient du cabinet Billentis. Les résultats de cette dernière sont une fois de plus sans équivoque. En effet, il apparaît que l’installation d’une solution de dématérialisation des factures réduirait les coûts de traitement de 50 à 80% par rapport au traitement classique sur papier.
Plus frappant encore, l’installation d’un tel système serait amortie dans les 6 mois à 1 an et demi après sa mise en route. Enfin d’un point de vu organisationnel, la dématérialisation permet de réduire considérablement le délai de traitement des factures et surtout met un terme à la perte de documents. Il s’agit donc d’un procédé très avantageux pour les entreprises qui peuvent voir leur fonctionnement optimisé et surtout réaliser des économies substantielles. Pourtant, il apparaît que de nombreuses entreprises sont encore frileuses et refusent de passer à cette solution.
En 2012, seules 5% des factures B2B étaient électroniques
Preuve du manque d’enthousiasme des entreprises pour la dématérialisation, le cabinet Billentis révèle que sur les 150 milliards de factures B2B émises dans le monde en 2012 seulement 5% ont été produites sous forme électronique. Pour appuyer encore un peu plus ce constat, l’AIIM a réalisé une étude auprès de ses membres concernant la dématérialisation. Les résultats de cette étude confirment le manque d’intérêt des entreprises pour la GED. En effet, seulement 50% des répondants à cette enquête ont opté pour une solution de dématérialisation de leur process fournisseur.
Autrement dit, 50% des entreprises ayant participées à cette étude continuent de traiter leurs factures sous la forme papier. Un chiffre important donc qui laisse penser que le travail de communication autour de la GED est encore à faire. Seul point positif de cette étude, les entreprises qui ont fait le choix de la dématérialisation indique un coût de gestion des factures en baisse de 30% par rapport à leur ancien fonctionnement.
La dématérialisation fait toujours peur
Il apparaît très clairement que les entreprises ne sont toujours pas à l’aise avec la dématérialisation. En effet, de nombreux freins subsistent et les anciennes habitudes ont la vie dure. Parmi les raisons invoquées par les entreprises pour ne pas installer une solution de dématérialisation se trouve la question du temps pour passer à ce nouveau système. En effet, nombreux sont les chefs d’entreprises qui craignent que le processus soit trop long à mettre en place sans compter le temps attribué à la formation du personnel pour l’utilisation de ces nouveaux logiciels.
L’autre argument en défaveur de la dématérialisation réside dans son coût, les solutions sont encore onéreuses. Toutefois, il est important de rappeler que le prix de cette installation est rapidement amorti.
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