En s’ouvrant aux PME, la Gestion Electronique de Document s’est fortement démocratisée. Les entreprises ont rapidement compris les avantages qu’elles pouvaient tirer de ce système. Le principal argument avancé par les éditeurs de GED concerne les gains financiers engendrés par l’installation de leurs logiciels. Toutefois, la question économique va de pair avec la question écologique, la GED permettant de faire d'importantes économies de papier.
Le zéro-papier peut-il être atteint ?
Avec l’avènement du "tout informatique", on aurait pu penser que le papier disparaîtrait. Pourtant, c’est bien le phénomène inverse qui s’est produit avec l’informatisation. L’utilisation du papier en entreprise n’a cessé de se développer. Une étude dévoilée il y a quelques mois montre que le gaspillage de papier reste très présent. Les grandes entreprises sont les premières a utiliser de grosses quantités de papier. Plusieurs études ont démontré qu'un employé français consomme entre 70 et 85 kilos de papier par an.
Les solutions de dématérialisations comme la GED se sont multipliées ces dernières années. Pourtant, les comportements ne changent pas vraiment. Alors comment expliquer cette attitude ?
L'utilisation du papier est avant tout une habitude profondément ancrée, un geste tellement coutumier dont il est difficile de s’en passer.
La barrière psychologique peut également dissuader les utilisateurs à faire usage des solutions dématérialisées. L’idée selon laquelle le papier est le seul support valable pour assurer la sécurité des échanges est bel et bien ancrée dans les mentalités.
La diffusion de la GED pourrait toutefois changer les habitudes et pousser les utilisateurs à comprendre l'intérêt de cette nouvelle technologie. De plus en plus de chefs d’entreprises sont convaincus qu’à l’horizon 2020, il n’y aura plus de papiers dans les entreprises grâce à la GED.
La GED peut-elle répondre aux enjeux écologiques ?
En supprimant le papier dans les entreprises, la GED se révèle comme une véritable solution écologique. Il a été prouvé que la mise en place d’une GED permet une réduction significative de l’impression et donc de la quantité de papier et d’encre utilisée par les entreprises. Les premiers essais effectués dans les administrations ont montré leur efficacité.
Pourtant, le changement ne se fait pas vraiment de façon fulgurante... Pour beaucoup, la GED se limite à la numérisation de papiers déjà existant. Or, cette technologie permet d'aller beaucoup plus loin dans la gestion des documents. Elle permet de créer des bases de données dans lesquelles il est possible d’archiver tous les fichiers contenus dans un ordinateur. Il n’est donc plus besoin d’imprimer des papiers, il suffit de les consulter via une base de données.
Une étape essentielle reste encore à franchir pour que la GED devienne un véritable levier écologique. Les solutions dématérialisées ne porteront leurs fruits qu'à partir du moment où la numérisation sera utilisée dans tous les aspects de l’entreprise. C’est-à-dire les devis, les factures, les fiches de paies... En éliminant entièrement le support papier, les entreprises seront plus à même de réduire leur empreinte environnementale.
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