Combien coûte une photocopie ? Quelle est la quantité de consommables utilisée chaque année ? Quel service a le plus souvent recours au photocopieur ? Pour obtenir des réponses à toutes ces questions, il suffit d’installer un contrôleur d’impression. Ce logiciel donne des informations précises quant à l’utilisation des imprimantes et autres photocopieurs. Le contrôleur d’impression permet de réaliser des économies importantes, tout en améliorant les flux d’impression. Avec cet outil plus besoin d’une imprimante par bureau tout est centralisé sur un seul appareil.
Contrôleur d’impression : définition
Le contrôleur d’impression est un logiciel qui permet à la fois de centraliser et de contrôler toutes les opérations d’impression. Ce logiciel s’installe dans une entreprise possédant une ou plusieurs imprimantes photocopieurs en réseau. Son utilisation doit permettre de réaliser des économies en matière d’impression mais aussi de consommables tout en améliorant la productivité de l’entreprise.
Le contrôleur d’impression s’installe sur le photocopieur de l’entreprise. Une fois en place, il enregistre toutes les informations concernant les demandes d’impression et identifie quel poste de travail réalise une impression. Avec ce logiciel, il n’est plus nécessaire d’avoir une imprimante par bureau, toutes les demandes d’impression sont centralisées et sont réalisées par le photocopieur central. Toutes les photocopies et autres impressions sont réalisées par ce même photocopieur qui enregistre toutes les demandes.
Pour connaître le prix d’un contrôleur d’impression ou entrer en contact avec un professionnel cliquez ci-dessous.
Les avantages du contrôleur d’impression
Réalisez des économies en installant un contrôleur d’impression ! Ce logiciel va vous permettre de connaître le coût des impressions réalisées dans votre entreprise. En effet, le contrôleur d’impression calcule et analyse le prix d’une page imprimée. Quel est le service le plus friand de photocopies et d’impressions en tout genre ? Le contrôleur d’impression centralise toutes les commandes d’impression et vous fournit des statistiques précises. Cette analyse vous permettra d’identifier les services qui utilisent le plus massivement un appareil d’impression. Ces informations permettront aux entreprises de connaître leurs dépenses exactes en matière d’impression mais aussi de faire attention et donc de réaliser des économies.
Le logiciel de contrôle d’impression permet de réaliser des économies sur les consommables tels que les toners. En stoppant les impressions pour les postes trop gourmands ou alors en activant la fonction économie ou l’utilisation du papier. Connaissez-vous votre consommation de consommables ? Si vous souhaitez connaître la quantité de toners ou de cartouches d'encre dont vous avez besoin, un contrôleur d’impression vous donnera les informations nécessaires pour calculer votre budget consommable.
Gérer l’utilisation de la photocopieuse ou de l’imprimante avec un contrôleur d’impression. Afin de respecter le budget attribué à l’impression, il n’est pas rare que les entreprises fixent un budget à chaque service. Là encore le contrôleur d’impression va jouer un rôle de contrôle. En identifiant la provenance de chaque demande d’impression, il va être capable de gérer le quota d’impression de chacun des postes de l’entreprise. Un badge ou un code utilisation est attribué à chaque salarié ce qui permet au logiciel de savoir qui ordonne une impression et donc de tenir des comptes.
En plus de limiter l’utilisation de la photocopieuse, le contrôleur d’impression permet de réaliser des économies en activant certaines fonctions d’impression. Ce dernier va choisir de réaliser ou non une photocopie en couleur ou en noir et blanc et ce en fonction des besoins ou du profil de l’utilisateur. C’est encore lui qui va activer l’impression en mode économique. Il peut choisir d’imprimer en mode recto/verso, ou encore décider du format papier.
Le logiciel de contrôle d’impression protège les données à imprimer puisqu’il possède une fonction de confidentialité. Imprimer ou photocopier en toute sécurité avec ce type de logiciel. Par ailleurs, il effectue un rapport à chaque fois qu’il constate un incident.
Les inconvénients du contrôleur d’impression
Si le contrôleur d’impression représente une vraie solution pour les entreprises de taille intermédiaire et même plus grande, ce type de logiciel n’est pas adapté à une petite structure. Enfin, cet outil n’est pas compatible avec un photocopieur analogique.
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