« Toutes les entreprises sérieuses de GED proposent une maintenance »

L’installation d’un système de Gestion électronique de documents est un moment crucial dans la vie d’une entreprise. Mais l’installation n’est pas une fin en soi. Il est fortement recommandé de s’occuper de la maintenance de son système.

En tant que professionnel de la GED êtes-vous amené à effectuer des missions de maintenance?

Oui il y a une assistance. Tout d’abord, une aide à l’utilisation du logiciel car nous savons très bien que l’installation de ce type de logiciel va de pair avec une mise au point de tous les besoins de l’entreprise. Au bout de quelques semaines, il est souvent nécessaire d’adapter le logiciel. Les premières semaines sont importantes pour le client, car elles lui permettent de savoir ce qui va et ce qui ne va pas avec l’installation. Ils peuvent ainsi demander des modifications sur le logiciel, le but étant d’en simplifier l’utilisation. A ce moment précis, nous faisons du développement de logiciel, nous le modélisons afin qu’il réponde parfaitement aux besoins de nos clients.

Il n’est pas toujours nécessaire de toucher au logiciel, il arrive souvent qu’au moment où nous retournons voir le client, nous nous rendions compte que ce dernier n’utilise pas correctement le logiciel. Une mauvaise utilisation est parfois à l’origine du problème. En alimentant mal le logiciel, il est logique qu’au moment de faire des recherches ce dernier ne sorte pas les bons documents. L’inconvénient de la dématérialisation est qu’il faut du temps pour se rendre compte des problèmes. C’est pour cela qu’il y a un accompagnement lors de la mise en place sur ce type de produit. Cela est nécessaire, car il nous permet de nous assurer que le client utilise correctement le logiciel de GED.

D’autre part, nous devons assurer des mises à jour, ces dernières permettent de passer à une nouvelle version plus performante. Ces mises à jour apportent des fonctions supplémentaires, ou permettent de s’adapter à un nouveau pack office.

Tous les distributeurs de GED proposent-ils un service de maintenance ?

La question de la maintenance est vaste. Toutes les entreprises sérieuses proposent un système de maintenance. Mais il ne faut pas oublier que la GED est un outil que l’on peut télécharger sur internet. Il est donc possible de l’installer soi-même, mais cette option est assez risquée. En effet, choisir d’installer un logiciel par ses propres moyens signifie que l’utilisation du logiciel ainsi que son exploitation ne sont pas assurés par des experts. Or, dans la GED le plus compliqué pour  les installateurs ce n’est pas la phase d’installation, mais plutôt le fait d’apporter des conseils à la clientèle.

En faisant appel à un professionnel pour l’installation et la maintenance d’un logiciel, les utilisateurs s’assurent d’avoir affaire à un expert possédant de l’expérience, et qui a déjà installé des logiciels de dématérialisation chez d’autres personnes travaillant dans le même secteur d’activité. Par exemple, une personne possédant un cabinet d’architecte désire passer à la GED. En se renseignant auprès de confrères ayant déjà eu recours aux services du professionnel, elle pourra s’assurer de la qualité des prestations. Par la même occasion, la personne en apprendra davantage sur les options installées chez son confrère et pourra juger si la même configuration est pertinente pour sa propre activité.

Y a-t-il souvent des pannes ?

Comme dans tout logiciel il peut y avoir des complications. Dans l’informatique c’est difficile de parler de panne, il peut y avoir des problèmes d’adaptation. Acrobat est le logiciel le plus important qui accompagne la GED. Il permet de lire les documents en PDF, c’est le format le plus utilisé. Lors d’une mise à jour d’Acrobat, il est possible qu’un incident se produise. Ce sont souvent des incidents mineurs, mais ils ont des conséquences importantes comme ne plus pouvoir ouvrir les dossiers en PDF.

Est-il possible de perdre tous ses documents ?

Si le logiciel a été correctement installé, il n’y a aucune raison de perdre un seul document. Ce que nous proposons, et ce que beaucoup d’entreprises proposent d’ailleurs, c’est d’installer sur un serveur indépendant toutes les données de nos clients. Ainsi, elles sont sauvegardées sur ce serveur. Cette sauvegarde permet de retrouver n’importe quel document qui aurait été malencontreusement effacé, que ce soit suite à une panne ou bien une personne mal intentionnée qui a voulu effacer toute une partie de l’arborescence.

Le but de cette manœuvre est de sauvegarder les données du client, en les plaçant sur un serveur  interne. C’est habituellement un serveur Microsoft qui est utilisé et qui sauvegarde via des cartouches toutes les données. Ceci est une assurance de pouvoir faire marche arrière en cas de problèmes.

Lors des déplacements de maintenance quel est le type de problème que vous rencontrez le plus souvent ?

Les opérations de maintenance que j’effectue la plupart du temps concernent la mise à jour de logiciel de type Acrobat.