Installer un système de gestion électronique de documents (GED) facilite grandement la circulation et la recherche de documents au sein de l’entreprise. Bien que cette technologie ne cesse de se développer, son utilisation et son fonctionnement suscitent encore des interrogations. Serge Baum, installateur de logiciel de GED pour la société Copie Est, est un spécialiste de la dématérialisation. Il répond à nos questions...
Toutes les entreprises trouvent-elles un véritable intérêt à faire installer une GED ?
Même pour une petite entreprise, on se rend compte tous les jours de l'intérêt de la GED. Prenons l'exemple de la partie facturation: entre les factures de téléphone ou les factures des clients, les entreprises sont amenées à gérer des volumes importants de papiers... Il n'est pas toujours évident de mettre la main sur tel ou tel élément de facturation !
Grâce à la GED, on peut retrouver facilement un document. Les logiciels de dématérialisation sont comparables à un moteur de recherche de type Google. L'utilisateur d'un système de GED n’a qu’à taper un mot, et le logiciel de GED va rechercher les dossiers associés à cette recherche. Revenons à l'exemple de la facturation. Si on recherche toutes les factures orange du mois de février 2012, il suffit de taper notre recherche, et la GED se charge de retrouver les éléments de facturation. Le gain de temps est conséquent !
Je suis convaincu qu’à l’avenir tout le monde utilisera la GED. Il y a déjà énormément de sociétés qui dématérialisent leurs factures, cela évite le coût d’envoi mais aussi le coût d’impression.
La GED protège aussi la planète. Ne pas imprimer des factures et les envoyer par mail évite d’utiliser des feuilles. L’autre avantage est qu’il est très facile de récupérer ces documents informatiques et de les sauvegarder comme on le souhaite.
Quels conseils pouvez-vous donner à une personne souhaitant s’équiper d’une GED avant d’entreprendre une installation ?
Tout d’abord, il y a un cahier des charges techniques. Mais clairement, le plus important reste l’audit à mon sens cela est crucial. C’est le plus important, il faut passer par cette étape, car c’est ce qui nous permet d’appréhender les besoins du client. L’audit nous permet aussi de nous rendre compte de la façon dont fonctionne le client. Ainsi nous pouvons adapter notre logiciel, pour qu’il réponde à ses besoins. De cette manière la GED peut apporter de vraies solutions, et la recherche de documents devient facile.
La GED est un changement, il faut donc expliquer son fonctionnement aux utilisateurs et impliquer les gens qui vont l’utiliser c’est ce qui est le plus difficile. Car il faut leur expliquer en quoi consiste la GED, mais surtout ce que cela va leur apporter. Les bénéfices de ce système ne sont perceptibles que quelques mois après l’installation.
Ce délai s’explique par le fait que c’est uniquement une fois que la base est alimentée et correctement alimentée que l’on va commencer à rechercher des documents et on va les retrouver facilement. C’est là que les gens vont se rendre compte qu’il y a un véritable intérêt.
Comment se déroule une installation, et de quelles informations avez-vous besoin pour installer une GED adaptée aux besoins d’une entreprise ?
Pour l’installation d’une GED tout est question de conseils. Le plus important dans une GED est de connaître les besoins des utilisateurs. Une mairie, un cabinet d’architecte ou un cabinet notarial n’ont pas du tout les mêmes besoins. Ni la même méthode de fonctionnement.
L’installation d’un système de GED se fait en deux temps :
- La partie informatique concerne la sauvegarde des mails que vous voulez retrouver facilement, ou encore des mails dans lesquels se trouvent des pièces jointes en format Word ou Power Point, qu’il va falloir sauvegarder et mettre dans des dossiers.
- Dans un second temps, la partie dématérialisation nécessite l’utilisation de copieurs et de scanners. On va pouvoir scanner des documents et les archiver dans la GED. Les constructeurs ont travaillé pour que les copieurs puissent s’intégrer à la GED. Afin que l’on puisse voir directement sur l’écran tactile du copieur ses armoires informatiques, et ainsi prévoir ou l’on veut classer le document.
Combien de temps faut-il pour que la GED soit opérationnelle ?
Opérationnelle, techniquement c’est très facile, ce n’est que de la technique. On peut considérer qu’au bout d’une journée une petite GED est installée. Pour une société plus grosse, disons 50 personnes, il faut compter trois jours. Ce qui prend le plus de temps, c’est d’abord l’audit qui nous aide à comprendre le fonctionnement de l’entreprise. Mais aussi de connecter le workflow, donc tout ce qui est lié au papier dans l’entreprise. Autrement dit, comment les papiers sont stockés. Au jour d’aujourd’hui sans le savoir énormément d’entreprises utilisent la GED, on l’utilise lorsqu’on stocke des documents sur des serveurs ou sur un poste. Ce qui prend du temps dans l’installation d’une GED est d’apprendre à tout le monde à archiver les documents de la même manière. On considère qu’une GED est opérationnelle à partir du moment où tout le monde sait l’utiliser et utilise les mêmes méthodes de stockage et de recherche.
Comment initiez-vous les utilisateurs ?
De base on fait toujours des démonstrations. On essaie de customiser le logiciel pour montrer notre manière de penser à la meilleure façon d’utiliser la GED en fonction du secteur d’activité de notre client. On s’appuie sur nos logiciels pour faire le tour de chaque personne qui sera amené à utiliser la GED. Les logiciels que nous proposons sont intuitifs. Les logiciels de GED sont comparables au logiciel Excel. Les gens ne savent pas maitriser complètement Excel. Pour la GED c’est pareil, il n’est pas nécessaire de comprendre toutes ses fonctions, il faut juste savoir utiliser ce qui va être utile à chaque corps de métier.
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