En matière de dématérialisation des documents et procédures comptables, la mairie de Paris fait figure de précurseur. Alors que l’arrêté du 3 août 2011 rend la dématérialisation des écritures comptables obligatoire à compter de 2015, la ville de Paris a décidé de basculer depuis le mois de septembre 2011 vers le tout-électronique. En 2012, la mairie compte poursuivre le processus en dématérialisant la gestion des recettes.
Un passage éclair du papier au document électronique
Contrairement à de nombreuses collectivités territoriales qui ont opté pour un passage en douceur du papier vers le tout numérique, la mairie de Paris a décidé de mettre en place le système sans période de gestion mixte de documents papiers et électroniques.
Le travail réalisé est considérable, d’autant que Paris est la commune française qui est amenée à gérer le plus gros volume de documents.
Un travail en amont pour dématérialiser l’ensemble des données
Avant d’en arriver au tout-électronique, il a fallu dématérialiser les données transmises à la trésorerie. Pour se faire, les documents ont été créés en amont par les services concernés, ou tout simplement scannés. Les données sont ensuite stockées grâce au logiciel ERP Alizé. Il s’agit d’un logiciel de planification des ressources de la collectivité capable d’assurer une gestion dite « intégrée » : l’ensemble des fonctions de la mairie sont ainsi centralisées et interconnectées.
Quant aux factures fournisseurs, elles sont désormais dématérialisées par scan dans un centre facturier unique.
Quand la dématérialisation donne naissance à de nouveaux services
Trois services ont été créés au sein de la mairie de Paris pour répondre à cette nouvelle organisation. Les « centres de services partagés » ont pour fonction de traiter les pièces justificatives et les mandats envoyés par les différents services. Ils sélectionnent les pièces, les valident et les complètent éventuellement par de nouvelles pièces.
Autre maillon de la chaîne, un module SAP développé par Accenture se charge d’exporter tous ces fichiers au format XML. La suite de la procédure est entièrement automatisée : le logiciel vérifie que le dossier est complet, et adresse un courrier d’alerte à l’élu concerné par le projet. Ce dernier peut directement signer les documents composant le dossier via une interface web.
La rapidité des échanges, premier bénéfice de la dématérialisation
Avec le système de facturation fonctionnant par scan dans un centre facturier unique, le temps passé à collecter les différents documents a été considérablement réduit. L’ensemble des règles comptables font l’objet d’une vérification automatique, ce qui accélère le processus. En bout de chaîne, les plus satisfaits sont les fournisseurs, payés bien plus rapidement.
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