Dématérialiser ses factures est devenue un moyen incontournable pour effectuer des économies au sein d’une entreprise. Peu importe la taille de l’entreprise, de la PME à la multinationale, choisir la facture électronique c’est avant tout une question de gain de temps et d’argent. Toutefois, la mise en place de ce type de facturation nécessite pour les entreprises de respecter les règles mises en place par l’administration fiscale.
La facture électronique : 2 modèles existent
Il existe deux types de facture : celle dite « structurée » respecte différentes normes d’échange de données informatisées. Ainsi, ce modèle de facture est le seul à posséder une véritable valeur probatoire aux yeux de l'administration fiscale. Les factures structurées possèdent des structures de syntaxe et de balisage. L’avantage de ce type de facture est de permettre aux utilisateurs de retrouver et d’identifier les informations essentielles sur une recherche donnée. Il suffit de chercher dans sa base de donnée le nom du client ou encore le numéro de commande… Choisir la facture structurée nécessite l’intervention d’un prestataire, c’est donc un investissement plus important. La facture structurée est juridiquement valide, il n’est donc pas besoin de conserver un support papier pour faire valoir la validité de la facture. Elle est donc valable en cas de contrôle de l’administration fiscale.
Le second type de facture est dit « non structuré » il s’agit de factures envoyées sous un format électronique. Ces factures sont envoyés sous format PDF ou JPEG. Ce type de facture ne permet pas de retrouver les informations contenus dans le document. Côté sécurité, ces factures sont plus facilement modifiables, le risque est donc plus grand de voir ses factures piratées. Elles sont plébiscitées par les petites entreprises car elles sont moins coûteuses et donc plus accessibles. L’absence de normes imposées par l’administration explique que la facturation est dite « simple », c’est-à-dire que la preuve juridique de l’échange de facture entre le fournisseur et le client demeure la facture papier. En aucun cas, l’échange électronique ne peut constituer une preuve juridique.
La facture électronique possède de nombreux avantages
Choisir la facture électronique permet de faire des économies substantielles sur l’émission d’une facture. Traditionnellement éditer et envoyer une facture représente un coût pour l’entreprise. Il faut prendre en compte le coût du papier, de l’enveloppe, du timbre. A cela s’ajoute le temps passé à cette tâche par les employés de l’entreprise. Une facture dématérialisée entrante ou sortante coûte beaucoup moins cher (seulement quelques centimes).
La facture électronique permet de gagner en productivité, il n’y a plus besoin de mobiliser du personnel pour une tâche qui n’a aucune valeur ajoutée. Il faut ajouter un gain de temps très important puisque retrouver une facture ne prend plus que quelques secondes et n’importe quelle personne peut le faire.
| Tweeter |
|
