Gain de temps et d’argent, une meilleure organisation, la dématérialisation est devenue incontournable dans le monde professionnel. De la feuille de paie à l’archivage des factures, aujourd’hui la GED est un élément essentiel de la productivité d’une entreprise. Les factures fournisseurs n’échappent pas à la règle et passent aussi par la dématérialisation, là encore cette technologie profitent aussi bien à l’entreprise qui a mis en place ce service qu’à ses clients.
Créer un climat de confiance entre clients et fournisseurs
Bien souvent pour vanter les mérites de la GED les arguments économiques sont avancés en premier lieu. Puis, vient le gain de temps et de productivité, toutefois lorsqu’il s’agit des factures fournisseurs un autre argument est très important : créer un climat de confiance et d’apaisement grâce à la dématérialisation.
Les rapports entre clients et fournisseurs sont loin d’être toujours au beau fixe. Principale cause de tension entre ces deux partenaires, lorsque le client ne règle pas en temps et en heure ses factures. Ce type d’évènement est une source de conflits auquel la dématérialisation peut remédier. L’installation d’un dispositif de dématérialisation des factures fournisseurs assure le respect des délais de paiement et plus encore une transparence totale. Ces deux éléments sont les clés qui vont permettre la construction d’un climat de confiance entre les deux partenaires.
Autre point très important dans le cadre de l’élaboration d’un climat de confiance, la question du risque de fraude est un élément qu’il ne faut pas cacher. Là encore faire passer les factures fournisseurs par un process de dématérialisation est un très bon moyen d’éliminer le risque de fraude avec notamment l’élaboration de fausse facture. C’est donc une garantie de plus qui participe pleinement à la création d’un climat de travail sain.
Les bienfaits de la dématérialisation
Selon des études récentes, pratiquement 30% du temps utilisé par la comptabilité d’une entreprise passe par répondre aux demandes de statut et de traitement des factures. En installant un système de GED, il est possible de réduire de façon considérable le temps passé au traitement des factures. Enfin, la question économique doit aussi être abordée puisque le coût d’un traitement papier est en moyenne estimé entre 14 et 17euros lorsqu’il s’agit de facture papier. Or avec un système de dématérialisation ce montant tombe à 11 euros. Enfin, la dématérialisation des factures fournisseurs est aussi le meilleur moyen de s’assurer contre la perte de ces documents qui une fois traités se retrouvent archivés et classés. Il est ainsi possible de les consulter à tout moment. La GED sonne donc la fin de la perte de documents.
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