Ce qu’il faut savoir avant d’acheter un photocopieur noir et blanc

Moins cher qu’un photocopieur couleur, le copieur noir et blanc reste populaire dans le monde de l’entreprise. Cette solution d’impression existe en version numérique ou analogique. Mais dans un monde où les entreprises sont de plus en plus connectées, c’est sans surprise que le copieur noir et blanc numérique est le plus recherché. Capable de se connecter au réseau de l’entreprise, de servir de fax et d’imprimante, les photocopieurs noir et blanc numérique sont des solutions d’impression particulièrement utiles. Voici donc tout ce que vous devez savoir, sur ces machines.

Fonctionnement d’un photocopieur noir et blanc

Aujourd’hui, il est difficile pour une entreprise de se passer d’un photocopieur. Cet appareil est devenu un incontournable dans le secteur professionnel. Un photocopieur noir et blanc permet de reproduire des documents en un seul ou en plusieurs exemplaires à moindre coût. Très facile à utiliser, cette solution d’impression appelée aussi photocopieur monochrome est parfait pour l’impression de documents contenant du texte.

Les entreprises ont le choix entre un photocopieur noir et blanc analogique ou numérique. Depuis plusieurs années, le copieur noir et blanc numérique est devenu l’appareil le plus prisé. Cet dernier se distingue de l’analogique, car il effectue un seul balayage du document, puis le scanne avant de l’imprimer. Les photocopieurs noir et blanc analogiques connaissent un très fort succès au dépend de l’analogique. 

Toutefois, qu’ils soient analogiques ou numériques, les caractéristiques de base d’un photocopieur noir et blanc restent les mêmes.  Tous deux sont équipés de commandes d’impression très intuitives afin que leur utilisation soit simple. Tous deux sont également équipés de bacs à papier de différentes tailles. Ces deux appareils sont équipés d’un chargeur de documents, et ils fonctionnent grâce à des toners.

Si ces deux machines possèdent de nombreux points communs, les entreprises préfèrent cependant acheter des photocopieurs noir et blanc numériques car ces appareils sont plus performants. Plus efficaces, ils sont également plus productifs. Ils sont capables de photocopier un document en grande quantité. Ils sont multifonctions, car ils peuvent aussi bien scanner, faire office d’imprimante et être connectés en réseau. Le photocopieur noir et blanc numérique peut se programmer en fonction des besoins et son disque dur lui permet de modifier un document, de le mettre en attente ou encore de le sauvegarder. Toutes ces fonctions expliquent pourquoi les modèles numériques connaissent un tel succès.  

Avantages du photocopieur noir et blanc

Les avantages des photocopieurs noir et blanc sont nombreux. En effet, ce type d’appareil est aujourd’hui équipé de nombreuses options. Parmi les fonctions qui se trouvent sur ce type de machine se trouvent : l’agrafage, la possibilité d’activer le mode recto-verso, l’option fax ou encore le triage de documents.

Tous les fabricants de solutions d’impression proposent aujourd’hui des photocopieurs noir et blanc multifonction. L’achat de ce type d’appareil permet aux entreprises de réaliser des économies. En effet, l’acquisition d’un photocopieur noir et blanc permet d’être équipé simultanément d’un fax, d’une imprimante et même d’un scanner. Autrement dit, le photocopieur noir et blanc possède l’avantage de remplir les fonctions d’autres appareils ce qui permet un gain financier mais aussi un gain de place.

Les photocopieurs noir et blanc ont aussi l’avantage d’être plus rapides que les appareils couleurs. De plus, le prix d’une photocopie avec un copieur noir et blanc est moins cher qu’avec un photocopieur couleur. Cela s’explique notamment par le fait que pour fonctionner une machine monochrome n’a besoin que d’encre noir quand une photocopieuse couleur a besoin de toners de différentes couleurs.

Pour finir la question du prix constitue également un avantage en faveur du photocopieur monochrome. Le prix des copieurs noir et blanc est moins élevé que celui des photocopieurs couleur. De plus, les tarifs des appareils monochromes analogiques sont ultra compétitifs ce qui constitue la possibilité pour les entreprises à petit budget de s’équiper à moindre frais. 

Inconvénients du photocopieur noir et blanc

Les photocopieurs noir et blanc analogiques sont probablement les appareils qui possèdent le plus d’inconvénients. Ces machines ne peuvent pas se connecter à un réseau informatique ce qui est un véritable handicap de nos jours. De plus, les copieurs analogiques ne sont pas évolutifs, donc si les besoins de l’entreprise changent, il ne sera pas possible de faire évoluer cet appareil pour qu’il réponde aux nouveaux besoins de l’entreprise. Les photocopieurs noir et blanc analogiques ont une résolution faible et leurs besoins en encre sont très importants. Il faut donc envisager un budget consommable important.

En ce qui concerne les inconvénients du photocopieur noir et blanc numériques, il faut savoir qu’au moment de l’achat il faut prévoir la venue d’un technicien qui réalisera la connexion de l’appareil et qui formera le personnel. En effet, les copieurs monochromes multifonctions sont compliqués à utiliser et requièrent une formation par unprofessionnel. Enfin, ce type d’appareil est imposant, il faut donc avoir de l’espace pour l’installer.   

Prix d’un photocopieur noir et blanc

Le prix d’un photocopieur noir et blanc varie significativement en fonction des modèles. Le tarif d’un copieur noir et blanc analogique peut aller de 300 à 500 euros. Pour les entreprises qui souhaitent s’équiper d’un modèle numérique alors, il faudra s’attendre à des tarifs supérieurs. En effet, le prix d’un photocopieur noir et blanc numérique va de 1 000 euros à plus de 10 000 euros pour un appareil haut de gamme.

Si l’achat d’un photocopieur noir et blanc constitue une dépense importante pour les entreprises. Nombreuses sont celles qui ont fait le choix de la location de copieur noir et blanc, avec cette formule de leasing, les entreprises peuvent s’équiper à un prix tout à fait abordable.

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Les consommables

Avant d’acheter ou de louer un photocopieur noir et blanc, il est important de se pencher sur la question des consommables. En effet, pour fonctionner les copieurs ont besoin d’encre et dans le cas des copieurs il faut des toners. Ces consommables doivent être changés régulièrement ce qui a un coût auquel il faut penser. Pour prévoir un budget consommable, il faut au préalable connaître ses besoins en matière d’impression. Une fois que cela a été défini alors il ne reste plus qu’à vérifier le prix des toners pour connaître le budget consommable dont son entreprise à besoin.