Courriers, contrats, rapports d’activité… les documents sont au cœur de l’entreprise. De la qualité de leur exploitation dépend l’efficacité du travail fourni par les salariés. On oublie trop souvent que les documents d’entreprise constituent le support des processus métier. Gérer ces documents revient finalement à manipuler ce qui fait la substance de l’entreprise : ses informations ! Dès lors, la mise en place d’un système de gestion numérique des documents apparaît comme un élément essentiel du management d’entreprise. Le développement des photocopieurs GED illustre bien cette préoccupation.
Qu’est-ce-que la gestion électronique des documents ?
La GED est également appelée GEIDE : gestion électronique de l’information ou de documents existants. Ce procédé consiste à gérer de manière dématérialisée les flux de documents qui pénètrent, sortent ou circulent à l’intérieur de l’entreprise.
Il faut comprendre que les fonctions de la GED sont multiples et vont bien au-delà de la simple numérisation massive de documents : gestion, stockage, recherche, organisation du travail et consultation des données font partie des applications de cette technologie.
Concrètement, que peut apporter la GED à une entreprise ?
A l’heure où l’information foisonne, la traiter efficacement et méthodiquement devient une nécessité. C’est précisément le but des systèmes de gestion électronique des documents.
Les avantages de la GED :
- Maîtriser le flux d’information qui circule au sein de l’entreprise
- Raccourcir les procédures
- Augmenter la traçabilité de l’information
- Mutualiser les documents et faciliter la gestion de projet
- Mettre en place un archivage répondant aux exigences légales
L’enjeu est de mettre en place un système qui répond parfaitement aux besoins de l’entreprise : chaque solution est unique et paramétrable en fonction de l’activité concernée.
Quand le photocopieur s'intègre aux processus de dématérialisation...
La mise en place de solutions globales pour la gestion numérique des documents est de plus en plus proposée par les fabricants de système d’impression. La dématérialisation par numérisation des documents papiers peut concerner les courriers, les factures, les bons de livraison, et bien sûr l’ensemble des fonds documentaires (livres, catalogues, etc …).
Pour numériser ces documents, on utilise un scanner ou numériseur dont les fonctions peuvent être simples ou très avancées selon le modèle choisi. Des offres d’entrée ou de milieu de gamme tels Documentum, Filenet ou IBM concernent la sphère bureautique et sont trés bien adaptés à des utilisateurs débutants dont les besoins sont limités.
Ainsi, on voit apparaître des fonctions intéressantes de diffusion des documents vers les adresses électroniques (le « scan to e-mail ») ou des systèmes de transfert vers des plateformes d’archivage qui permettent en outre de partager les documents. Un atout évident pour les structures qui souhaitent rationnaliser la gestion de leur fond documentaire et faciliter le travail d’équipe.
La GED : l’automatisation au service du partage de l’information
Lorsque l’on se penche sur de plus grosses entreprises, l’apport technologique de la GED devient d’autant plus évident. Certains éditeurs de logiciel de GED mettent en place des solutions permettant de scanner les factures clients et fournisseurs afin de les indexer. Finie la saisie et les risques d’erreur !
Mise en place dans le secteur public, la GED permet de faire des bonds de géant dans le partage et l’accès aux documents. Ainsi, le Tribunal de Grande Instance de Lille a testé un accès en ligne des décisions de justice afin de les mettre à disposition des professionnels ou des étudiants en droit.
Au sein de cet écosystème, les photocopieurs disposant de fonctionnalités liées à la GED vont à coup sûr se développer, d’autant qu’ils répondent parfaitement aux besoins bureautiques des entreprises
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